De voorbeelden van B&B

Register opstellen op afstand: de oplossing in coronatijden

Franklin Offshore Europe is gevestigd in de haven van Rotterdam en is het grootste bedrijfsonderdeel van de Franklin Offshore Groep. Franklin Offshore Europe is gespecialiseerd in het maken, bewerken en testen van staalkabels en stroppen die voornamelijk gebruikt worden in maritieme offshore aan boord van schepen en op olie- en gasplatforms. Tevens beschikt Franklin over een service afdeling voor het installeren en inspecteren van hijsmaterialen op locatie.

Voldoen aan wet- en regelgeving is uiteraard verplicht voor elk bedrijf. Inzichtelijk maken welke spelregels daar dan uit voortkomen, maar vooral ook om in controle te komen en blijven, blijkt in de praktijk nog erg lastig. Daarom heeft Franklin Borger & Burghouts gevraagd hen hierin te ontzorgen. Net toen dit project gestart zou worden, introduceerde het corona-virus zich in Nederland. Een locatiebezoek werd ineens erg lastig, maar toch wilde Franklin graag een begin maken.

Samen met de adviseurs van Borger & Burghouts is gekozen het register van eisen zonder locatiebezoek vorm te geven.

Register van eisen opstellen tijdens de corona-crisis

De aanpak die Borger & Burghouts normaliter voert voor het opstellen van een register van eisen bestaat uit drie stappen. Na een zorgvuldige bestudering van opgevraagde bedrijfsinformatie wordt een locatiebezoek gepland. Tijdens dit bezoek worden de meest risicovolle en/of bedrijfsspecifieke processen, voorzieningen en installaties nauwkeurig bekeken. Na het locatiebezoek wordt het register samengesteld en met de klant besproken totdat deze akkoord is met opzet en inhoud.

Nu het locatiebezoek vanwege het coronavirus werd uitgesteld is gekozen om via een online-sessie de opgevraagde informatie te bespreken. Jeffrey Mittendorff (adviseur van Borger & Burghouts): “De online sessie hebben we vooral gebruikt om de bedrijfsspecifieke situatie van Franklin uitvoerig met elkaar te bespreken. Uiteraard hebben wij vooraf al op basis van onze kennis en ervaring binnen soortgelijke bedrijven, een eerste ruwe opzet van het register gemaakt. Zodoende konden we de tijdsbesteding van de betrokkenen vanuit Franklin beperkt houden. Tijdens de sessie bleek al snel dat wij ons huiswerk goed hadden gedaan , waardoor we met de klant snel de nadruk konden leggen op de echt bedrijfsspecifieke verplichtingen”.

Voordeel van deze aanpak is dat Franklin nu toch al op korte termijn wordt ontzorgd in het bijhouden van wijzigingen in wet- en regelgeving en de interpretatie van de impact op de bedrijfsvoering. Was deze aanpak niet gekozen dan had die ondersteuning pas na de corona-crisis opgepakt kunnen worden.

Het register van eisen van Franklin is nu inzichtelijk gemaakt binnen Pharius, de applicatie voor compliance-management. Daarin worden nu ook 4-wekelijks de voor dit bedrijf specifieke relevante wijzigingen in wet- en regelgeving gecommuniceerd. Uiteraard voorzien van een praktische toelichting en advies over te nemen maatregelen. “Deze creatieve aanpak van Borger & Burghouts zorgde ervoor dat wij al op de hoogte werden gebracht over wijzigingen in wet- en regelgeving. Mooi dat wij nu al kunnen starten met het implementeren in onze bedrijfsvoering, op weg naar een nog betere score op compliance”, aldus dhr. Molenaar van Franklin Offshore Europe.

X