De voorbeelden van B&B

Een compliance audit vanuit huis

Onze klant is een van oorsprong Italiaans bedrijf dat wereldwijd actief is in de petroleumsector, de gasproductie, elektriciteitsproductie en de petrochemische industrie. Het kantoor in Amsterdam stuurt de organisatie aan op het gebied van HR, Finance, Legal counseling en Corporate Affairs. Eén van de belangrijkste organisatiedoelstellingen is dat medewerkers onder alle omstandigheden veilig en gezond kunnen werken. Dit geldt voor zowel medewerkers op olieplatforms als ook voor het kantoorpersoneel. Vigerende wet- en regelgeving is hierin leidend.

De vraag

Het kantoor in Amsterdam wil een jaarlijkse externe compliance audit laten uitvoeren om te bepalen waar eventuele maatregelen nodig zijn om een gezonde en veilige werkomgeving voor haar werknemers te kunnen blijven garanderen.

Onze oplossing

Een risk-based audit op basis van het bestaande wet- en regelgevingsregister.
Het bestaande wet- en regelgevingsregister is door adviseurs van Borger & Burghouts in een eerder stadium al opgesteld. Hierbij is in kaart gebracht welke wettelijke vereisten relevant zijn voor de verschillende werkzaamheden in de organisatie.
Voor deze risk-based audit is dit bestaande register als uitgangspunt genomen. Een aantal thema’s (waaronder thuiswerken en Arbobeleid) is daarbij omgezet in stellingen. Deze stellingen worden vervolgens getoetst door interviews en het controleren van beleidsstukken, procedures en instructies.
Normaliter worden deze compliance audits op locatie van de klant gedaan. Om echter ook compliant te blijven aan de aangescherpte landelijke maatregelen rondom Corona is in overleg met de klant besloten de volledige audit vanuit huis uit te voeren.
In de aanloop naar deze sessie toe hebben we ons verdiept in een aantal documenten die ons zijn toegestuurd. Om een indruk van de kantooromgeving te krijgen zijn ook foto’s gedeeld van de locatie. Ook tijdens de online meeting was het mogelijk documenten over en weer te delen door middel van schermdeling. Hoewel dit nieuwe werken even wennen is werd dat tijdens de audit steeds makkelijker en normaler. We zien in deze werkwijze zeker voordelen voor de toekomst.

Uitkomst

Alle compliance audits die Borger & Burghouts uitvoert gaan via onze tool Approve. Daarin beoordelen we op een geheel eigentijdse wijze of een bedrijf wel of niet voldoet aan gestelde verplichtingen uit wetgeving. Indien nodig voegen we bewijsstukken, zoals foto’s en documenten, digitaal toe. Bij afwijkingen geeft de adviseur van Borger & Burghouts advies over de maatregelen die genomen kunnen worden om terug in compliance te komen.
Het voordeel van een compliance audit met Approve is dat we direct een rapport kunnen uitdraaien. Dit rapport delen we met de klant en is in dit geval ook nog eens vertaald in het Engels omdat dit de voertaal is.
Tot slot vullen we het bestaande register van wet- en regelgeving aan met de uitkomsten van de audit. Deze is daarmee gelijk weer actueel, zodat zij aan de slag kunnen om zelf een plan van aanpak op te stellen om de gezonde en veilige werkomgeving voor haar werknemers te kunnen blijven garanderen.

X