Een compliance audit vanuit huis

Onze klant is een van oorsprong Italiaans bedrijf dat wereldwijd actief is in de petroleumsector, de gasproductie, elektriciteitsproductie en de petrochemische industrie. Het kantoor in Amsterdam stuurt de organisatie aan op het gebied van HR, Finance, Legal counseling en Corporate Affairs. Eén van de belangrijkste organisatiedoelstellingen is dat medewerkers onder alle omstandigheden veilig en gezond kunnen werken. Dit geldt zowel voor medewerkers op olieplatforms als voor het kantoorpersoneel. Vigerende wet- en regelgeving is hierin leidend.

Branche
Petrochemische industrie

Samenwerking sinds
2018

Oplossingen
Risk based audit

Situatie

Het kantoor in Amsterdam wil een jaarlijkse externe compliance audit laten uitvoeren. Daarmee is vast te stellen of extra maatregelen nodig zijn om een gezonde en veilige werkomgeving te kunnen blijven garanderen.

Onze adviseurs van Borger & Burghouts hebben het bestaande wet- en regelgevingsregister in een eerder stadium al opgesteld. Hiermee is in kaart gebracht welke wettelijke vereisten relevant zijn voor de verschillende werkzaamheden in de organisatie.

B&B

Voor de risk-based audit is het bestaande register als uitgangspunt genomen. Een aantal thema’s (waaronder thuiswerken en Arbobeleid) is daarbij omgezet in stellingen. Deze stellingen worden vervolgens getoetst aan de hand van interviews en door middel van het controleren van beleidsstukken, procedures en instructies.

Normaliter worden deze compliance audits op locatie van de klant gedaan. Vanwege de aangescherpte landelijke maatregelen rondom Corona is in overleg met de klant besloten de volledige audit vanuit huis uit te voeren.

Vooraf hebben we ons verdiept in de documenten die ons zijn toegestuurd. Om een indruk van de kantooromgeving te krijgen hebben we ook foto’s van de locatie bekeken. Tijdens de online meeting was het mogelijk documenten over en weer te delen door middel van schermdeling. Hoewel dit nieuwe werken even wennen was, werd het tijdens de audit steeds gemakkelijker en normaler. We zien in deze werkwijze zeker voordelen voor de toekomst.

Onverwacht zitten we in een nieuwe maatschappelijke situatie. Dat vraagt soms om creativiteit in oplossingen. Gelukkig zijn we bij B&B flexibel en beschikken we met Pharius en Approve over de juiste middelen om op een verantwoorde manier een compliance audit te kunnen uitvoeren. Tot volle tevredenheid van en met succes voor de klant.

Moniek MentinkAdviseur Health & Safety

Aanpak

Voor alle compliance audits die Borger & Burghouts uitvoert werken wij met onze tool Approve. Daarin beoordelen we op een geheel eigentijdse wijze of een bedrijf wel of niet voldoet aan gestelde verplichtingen uit de wetgeving. Indien nodig voegen we bewijsstukken, zoals foto’s en documenten, digitaal toe. Bij afwijkingen geeft Borger & Burghouts advies over de maatregelen die genomen kunnen worden om weer in compliance te komen.

Het voordeel van een compliance audit met Approve is dat we direct een rapport kunnen uitdraaien. Dit rapport delen we met de klant. In dit geval is het vertaald in het Engels, de voertaal van het bedrijf.

Tot slot vullen we het bestaande register van wet- en regelgeving aan met de uitkomsten van de audit. Deze is daarmee gelijk weer actueel. Op basis hiervan wordt een plan van aanpak opgesteld om de gezonde en veilige werkomgeving voor de werknemers te kunnen blijven garanderen.