Bent u al klaar voor ISO 14001:2015?

In oktober 2015 is de nieuwe versie van de ISO 14001 gepubliceerd, officieel de NEN-EN-ISO 14001:2015 geheten. De belangrijkste verschillen ten opzichte van de versie uit 2004 hebben wij voor u op een rijtje gezet.

  • Nieuwe structuur (HLS)

ISO 14001:2015 heeft een nieuwe hoofdstuk- en paragraafindeling. Deze zijn gebaseerd op de zogenaamde High Level Structure (HLS). Door ISO is bepaald dat alle normen voor managementsystemen op basis van de HLS worden opgebouwd en de basistekst met eisen voor een managementsysteem uit de HLS gebruiken. In de norm zijn deze HLS-teksten middels gele arcering herkenbaar gemaakt.

  • (Schriftelijke) procedures zijn geen verplichting

In de norm wordt vaak de term ‘processen’ gebruikt. Deze moeten worden ‘ingericht, geïmplementeerd en onderhouden’. Daarnaast worden vaak ‘documenten’ of ‘registraties’ vereist om de aanwezigheid en werking van onderdelen van het systeem en van het juist, beheerst en volgens planning verlopen van de processen aantoonbaar te maken. Er wordt niet gesproken over verplichte procedures, wel zijn meerdere documenten vereist.

  • Scope

De nieuwe norm geeft aan dat in het toepassingsgebied ook de grenzen en toepasbaarheid van het milieumanagementsysteem moeten worden vastgelegd. In de ISO 14001:2004 stond alleen dat het toepassingsgebied moest worden vastgelegd. Waar op basis van ISO 14001:2004 vaak alleen de activiteiten werden benoemd is van belang ook andere relevante ‘grenzen’ aan te geven om duidelijk te maken wat wel of juist niet onder het certificaat valt. Denk daarbij aan fysieke grenzen of juridische grenzen. Aandachtspunt is dat de beschrijving van het toepassingsgebied moet aansluiten op de benadering van milieuaspecten vanuit het levenscyclus perspectief. Wat hoort nog wel tot het systeem en wat niet. Uitbestede processen worden wel tot de te beheersen processen gerekend. De organisatie zal in het toepassingsgebied moeten vaststellen hoe ver haar invloed reikt.

  • Contextanalyse

Het uitvoeren van een contextanalyse is nieuw. Het gaat om het krijgen van inzicht in de belangrijke punten of ontwikkelingen die zowel binnen als buiten de organisatie spelen en die relevant (kunnen) zijn voor het behalen van de met het milieumanagementsysteem beoogde resultaten. De punten of ontwikkelingen worden relevant wanneer er op de korte of langere termijn voor het milieu en/of de organisatie relevante risico’s of kansen aan verbonden zijn.

  • Betrokkenheid en leiderschap

De nieuwe norm richt zich op het ontwikkelen en uitvoeren van milieubeleid op zowel ‘strategisch’ als ‘operationeel’ niveau. ISO 14001:2004 maakte het mogelijk om het milieumanagementsysteem te beperken tot het operationele milieubeleid (het beheersen van de milieuaspecten en het voldoen aan wettelijke eisen). Op basis van de nieuwe norm is het noodzakelijk om risico’s en kansen ten aanzien van het milieu te betrekken in het strategisch beleid van de organisatie en andersom ervoor te zorgen dat het milieubeleid in overeenstemming is met het strategisch beleid. Doelstelling van de nieuwe norm is om het milieu en duurzaamheid en de strategie van de organisatie op elkaar af te stemmen.

In ISO 14001:2015 is veel nadruk gelegd op het belang van leiderschap. De directie kan taken delegeren maar niet de verantwoordelijkheid. ISO 14001:2015 vraagt om een persoonlijke betrokkenheid van de directie bij het milieumanagementsysteem.

  • Inzicht in de behoeften en verwachtingen van belanghebbenden

Dit is een geheel nieuwe eis, deze sluit ook aan bij de het uitgangspunt dat het milieumanagementsysteem op basis van ISO 14001 gebruikt moet kunnen worden om het milieudeel van duurzaam ondernemen (op basis van bijvoorbeeld ISO 26000) in te vullen. Belanghebbenden zijn er zowel binnen als buiten de organisatie. Dit komt onder andere naar voren uit de contextanalyse.

  • Risico’s en kansen

Nieuw is dat niet alle belangrijke milieuaspecten of complianceverplichtingen een risico (of kans) hoeven te zijn. Dit betekent dat duidelijk moet worden gemaakt welke belangrijke milieuaspecten een risico of kans zijn. Dit is een extra stap die bijvoorbeeld met een risicoanalyse kan worden ingevuld. De verschillende risico’s en kansen moeten bij elkaar gebracht worden.

  • Milieuaspecten benaderen vanuit ‘levenscyclus perspectief’

De identificatie van de milieuaspecten moet worden gedaan vanuit het levenscyclusperspectief. Dat betekent dat de organisatie bekend moet zijn met de belangrijke milieuaspecten zowel bij toeleveranciers als in de fase van gebruik/afdanking van de producten en diensten. Vervolgens moet worden bepaald of ook invloed op de milieuaspecten kan worden uitgeoefend.

De manier waarop (criteria) de significantie van milieuaspecten en de kansen/risico’s worden bepaald, moet worden vastgelegd.

  • Noodsituaties als milieuaspect meenemen

ISO 14001:2015 vereist dat de milieuaspecten als gevolg van mogelijke noodsituaties bij de identificatie van de milieuaspecten mee worden genomen.

  • Planning van acties

Dit is een nieuw onderdeel in de norm. De essentie is dat duidelijk wordt gemaakt op welke manier de risico’s, kansen, significante milieuaspecten en compliance verplichtingen een vervolg krijgen in het managementsysteem. Het milieu(verbeter)programma kan hiervoor worden gebruikt.

  • Milieudoelstellingen

Nieuw is dat indicatoren moeten worden bepaald om de voortgang te kunnen beoordelen. Ook is nieuw dat overwogen moet worden hoe de acties om de doelstellingen te realiseren kunnen worden geïntegreerd in andere bedrijfsprocessen

  • Competenties

Op basis van ISO 14001:2004 diende de organisatie te zorgen dat ‘eenieder’ bekwaam is om de toegewezen taken uit te voeren. Daarbij werd niet vereist om deze bekwaamheid (in de vorm van competenties) te onderbouwen, wel moesten de trainingsbehoeften worden geïdentificeerd. ISO 14001:2015 vereist dat eerst de benodigde competenties worden vastgelegd. Ook de benodigde trainingen moeten (zoals in ISO 14001:2004) worden bepaald. Opleiding en ervaring zorgen voor de benodigde competenties.

  • Externe communicatie en de kwaliteit van de milieu-informatie

In ISO 14001:2004 moest de organisatie besluiten of het extern wilde communiceren. In ISO 14001:2015 staat dat de organisatie in- en extern moet communiceren wanneer dit relevant is voor het milieumanagementsysteem!

Nieuw is verder dat specifiekere eisen aan het communicatieproces worden gesteld, uitgewerkt moet zijn ‘aan wie’, ’wat’, ‘wanneer’ en ‘hoe’ wordt gecommuniceerd.

Ook nieuw is dat de organisatie ervoor moet zorgen dat de gecommuniceerde informatie betrouwbaar is en overeenkomt met de informatie die voortkomt uit het milieumanagementsysteem.

  • Operationele planning en beheersing

Toegevoegd is de beheersing van geplande en ongeplande veranderingen (Management of Change (MoC)) en de beheersing of beïnvloeding van uitbestede processen. Vanuit de levenscyclus benadering moet er aandacht zijn voor beheersing in alle stadia van de levenscyclus.

Overwegen informatie te verschaffen over belangrijke milieuaspecten tijdens fases van levering, gebruik en afdanking.

  • Voorbereid zijn en reageren op noodsituaties

Extra toegevoegd is het verschaffen van informatie en eventueel training aan relevante belanghebbende partijen en de mate van het onderhouden van gedocumenteerde informatie.

  • Meten en monitoren

Toegevoegd aan de nieuwe norm is het feit dat methoden voor monitoren, meten, analyse en evaluatie moeten worden vastgesteld om te zorgen voor valide resultaten. Criteria en indicatoren moeten worden vastgesteld om de milieuprestaties te evalueren.

  • Compliance status

De term ‘compliance status’ kan worden gedefinieerd als de aanwezigheid van een totaaloverzicht van de stand van zaken met betrekking tot het naleven van wettelijke en andere eisen die de organisatie onderschrijft. In ISO 14001:2004 is de verplichting opgenomen om een eigen beoordeling van de compliance uit te voeren. Daarbij was het mogelijk om de beoordeling en de afhandeling van afwijkingen te delegeren naar bijvoorbeeld afdelingen zonder dat voor de organisatie als geheel een totaaloverzicht werd opgebouwd. Op basis van ISO 14001:2015 dient de organisatie een actueel zicht te hebben op de compliance. Hetgeen impliceert dat de directie ook op de hoogte is van de compliancestatus.

  • Directiebeoordeling

In de directiebeoordeling komt een aantal veranderingen in de ISO 14001:2015 samen. De norm vraagt om een grotere betrokkenheid van de directie. De norm geeft onderwerpen die door de directie moeten worden overwogen. Bij certificatie zal duidelijk moeten zijn dat de directie daarbij ook daadwerkelijk betrokken is. In de directiebeoordeling komen ook andere nieuwe elementen zoals de veranderingen in de contextanalyse terug.

Verder is nieuw dat de adequaatheid van de beschikbare middelen moet worden beoordeeld.

Meer nadruk is gelegd op beslissingen die de directie dient te nemen, deze zijn gespecificeerd.

  • Continue verbetering

Hoewel de voorgaande normen altijd al zijn uitgegaan van continue verbetering (systeemprestatie en milieuprestatie), wordt hier in de HLS nog meer nadruk op gelegd.

Een organisatie dient de mogelijkheden tot verbeteringen te bepalen. Dit kunnen zowel verbeteringen die op korte- als langere termijn mogelijk zijn.

In de oude norm staat onder directiebeoordeling dat de mogelijkheden voor verbetering moeten worden vastgesteld. In de praktijk worden dan vaak alleen de verbetermogelijkheden vastgesteld die in de komende periode worden opgepakt.

Meer weten over deze wijzigingen, of hoe Borger & Burghouts u kan helpen deze wijzigingen door te voeren? Neem contact op met:

Ferdi Moes f.moes@benb.nl 085 – 0430 185
Daniël van Grol d.vangrol@benb.nl 085 – 0430 183